Nếu anh em đang “cày tối tăm mặt mũi” mà vẫn thấy thua người thảnh thơi, hãy nghiên cứu cách “hack não” từ Tim Ferriss (cách để bớt bận, rảnh hơn, tự do hơn mà kết quả lại tốt hơn) (vẫn như cũ, bài khoảng 8′. Nên đọc 1 mạch và tập trung, còn nếu chưa thích hợp đọc ngay thì save lại đọc sau nhe anh em)
Sáng dậy, điện thoại đã ngập tràn tin nhắn công việc.
Cả ngày làm việc không ngừng nghỉ, tối về vẫn phải trả lời tin nhắn khách hàng, của sếp.
Cuối tuần thì “làm nốt” những việc còn dang dở, chưa kịp cái báo cáo, báo giá.
Rồi nhìn sang những người thành công, anh em có tự hỏi vì sao họ vẫn có thời gian đi cafe, chơi thể thao, đi du lịch – và quan trọng là vẫn kiếm được nhiều tiền hơn mình?
Tui đã ở trong cảm giác đó khoảng 3 năm trước. Nhiều khi tự hỏi tại sao mình làm nhiều đến vậy mà kết quả vẫn không như người ta?
Ờ thì rồi vũ trụ đưa đẩy, tui cũng may mắn tìm được câu trả lời cho câu hỏi triệu đô đó (hehe hoặc triệu đồng)
Tim Ferriss, tác giả của 6 cuốn sách best-seller trên New York Times:
– “The 4-Hour Workweek” (2007) – đã được dịch ra hơn 40 ngôn ngữ và nằm trong danh sách best-seller trong hơn 7 năm liên tiếp
– “The 4-Hour Body” (2010)
– “The 4-Hour Chef” (2012)
– “Tools of Titans” (2016)
– “Tribe of Mentors” (2017)
– “The Tim Ferriss Show: The Playbook and Tactics of Top Performers” (2023).
Ông này còn được Fortune đưa vào danh sách “40 Under 40”, được New York Times mô tả là “ngôi sao tự lực” có sức ảnh hưởng siêu lớn trên internet.
Ổng đã chuyển từ làm việc 80 giờ/tuần sang chỉ 4 giờ/tuần mà vẫn tăng lợi nhuận công ty lên 30%. Phương pháp của ổng đã giúp hàng ngàn người giảm 80% khối lượng công việc và có thêm ít nhất 10 giờ tự do mỗi tuần.
Và bài này là góc nhìn tui nhặt ra được từ triết lý của ổng (và cách áp dụng).
—–
Tại sao chúng ta luôn cảm thấy thiếu thời gian?
——
Môi trường làm việc hiện nay có những đặc điểm khiến chúng ta luôn cảm thấy thiếu thời gian:
– Tư duy “luôn sẵn sàng” với công việc 24/7 qua tin nhắn
– Văn hóa “họp hành” liên tục và thường kéo dài
– Công việc gấp, đột xuất thường xuyên xuất hiện
– Ranh giới mờ nhạt giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân
– Khó khăn trong việc từ chối yêu cầu từ người khác
Tim Ferriss nói: “Sự bận rộn thường là một hình thức của sự lười biếng – lười suy nghĩ và hành động bừa bãi”.
Điều này đúng khi chúng ta thường bị cuốn vào guồng làm việc phản ứng liên tục với những tin nhắn, yêu cầu từ người khác (và quên đi nhiệm vụ chính nhất của mình)
—–
Nguyên tắc Pareto: Tập trung vào 20% việc quan trọng nhất
—–
Nguyên tắc 80/20 chỉ ra rằng: 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực.
Ví dụ thực tế:
– Nếu anh em kinh doanh online, 80% doanh thu có thể đến từ 20% khách hàng thân thiết
– Trong công việc văn phòng, 80% thành quả có thể đến từ 20% nhiệm vụ trọng điểm
– Nếu bán hàng, 80% doanh số có thể đến từ 20% sản phẩm chủ lực
Anh em có thể áp dụng bằng cách:
1. Dành 30 phút cuối tuần (hoặc một lúc nào cực tập trung) để phân tích:
– Liệt kê tất cả công việc trong tuần vừa qua
– Đánh dấu những việc thực sự mang lại kết quả đáng kể
– Xác định những việc chiếm nhiều thời gian nhưng hiệu quả thấp
2. Nếu anh em làm văn phòng:
– Hãy trao đổi với sếp để xác định các nhiệm vụ thực sự quan trọng
– Đề xuất tập trung nguồn lực vào những nhiệm vụ này
3. Nếu anh em kinh doanh:
– Hãy phân tích khách hàng mang lại phần lớn doanh thu
– Dành thời gian chăm sóc nhóm khách hàng này trước
——-
“Deadline bất khả thi”: Làm sao hoàn thành công việc nhanh gấp 3 lần?
——-
Môi trường làm việc hiện nay vốn đã quen với “deadline gấp”, nhưng ta có thể tận dụng điều này một cách chủ động.
Thay vì bị động chờ người khác giao việc, hãy chủ động đặt “deadline bất khả thi” cho bản thân:
1. Nếu anh em làm văn phòng:
– Nếu được giao báo cáo trong 3 ngày, hãy đặt mục tiêu hoàn thành trong 1 ngày
– Thông báo với đồng nghiệp rằng anh em sẽ cần tập trung làm việc trong 1 ngày đó
– Tắt thông báo trong khoảng thời gian làm việc tập trung
2. Còn anh em kinh doanh:
– Nếu cần phát triển một sản phẩm mới trong 1 tháng, hãy đặt mục tiêu 2 tuần
– Chia nhỏ quy trình thành các bước cụ thể với thời hạn riêng
– Loại bỏ những bước không thực sự cần thiết
3. Một số kỹ thuật có thể thử:
– Thay vì dành cả ngày cho một nhiệm vụ, hãy dùng đồng hồ đếm ngược 90 phút
– Cam kết hoàn thành trong thời gian này và tắt hết thông báo
– Khi hết thời gian, đánh giá kết quả và điều chỉnh
Anh em đừng quên tính thêm “thời gian đệm” cho các công việc đột xuất thường xuyên xảy ra nhé.
——-
Loại bỏ: Học cách nói “không” một cách khéo léo
———
Văn hóa làm việc thông thường sẽ khiến việc từ chối trực tiếp bị coi là không lịch sự. Tuy nhiên, anh em vẫn có thể “loại bỏ” những việc không cần thiết một cách khéo léo:
1. Với tin nhắn:
– Thay vì kiểm tra liên tục, hãy đặt 2-3 khung giờ cố định trong ngày để trả lời
– Thông báo lịch trình này cho người khác: “Để tập trung hơn vào công việc của anh/chị, em sẽ kiểm tra và trả lời tin nhắn vào 10h, 14h và 17h mỗi ngày”
– Tắt thông báo ngoài những khung giờ này
2. Với cuộc họp:
– Đề xuất rút ngắn thời gian họp từ 1 giờ xuống 30 phút
– Yêu cầu nội dung trước khi tham gia: “Em có thể biết nội dung cuộc họp để chuẩn bị trước không ạ?”
– Đề xuất thay thế các cuộc họp không cần thiết bằng báo cáo ngắn
3. Cách từ chối lịch sự:
– “Em rất muốn hỗ trợ, nhưng hiện tại em đang tập trung hoàn thành việc X. Em có thể xử lý việc của anh/chị vào tuần sau được không?”
– “Em xin ghi nhận yêu cầu này và sẽ thực hiện sau khi hoàn thành công việc ưu tiên A, B, C. Anh/chị thấy thời gian đó có phù hợp không ạ?”
——
Tự động hóa và ủy thác hiệu quả
——-
Anh em hãy thử phương pháp dùng tiền để mua thời gian và dùng thời gian đó để tạo ra được nhiều tiền hơn.
1. Giao việc với chi phí hợp lý:
– Thuê cộng tác viên part-time (sinh viên) cho các công việc “ai cũng làm được” (Đơn giản, có quy trình cụ thể rồi)
– Thuê freelancer chuyên nghiệp trên các nền tảng online hoặc các nhóm chuyên ngành
– Sử dụng dịch vụ trợ lý ảo (hoặc dùng luôn AI) để xử lý các việc liên quan đến thống kê, theo dõi, kiểm tra.
2. Công việc nên giao cho người khác:
– Quản lý fanpage, trả lời bình luận, tin nhắn
– Nhập liệu, xử lý dữ liệu
– Thiết kế đơn giản, chỉnh sửa hình ảnh
– Hỗ trợ khách hàng cơ bản
– Tổng hợp thông tin
3. Những “đồ chơi” anh em nên thử:
– Chatbot tự động trả lời tin nhắn (AI có này rồi)
– Công cụ lên lịch đăng bài tự động (tools này đầy, cũng có AI luôn)
– Phần mềm quản lý công việc (nhiều vô kể, tui đang dùng slack)
– Trợ lý công việc cá nhân (dùng AI việc này cực hợp)
– Công cụ tự động hóa quy trình (Automation flow, hãy tìm hiểu về từ khóa này)
——
Gom nhóm công việc: Thoát khỏi guồng quay “làm việc liên tục”
———–
Thói quen liên lạc liên tục qua ứng dụng nhắn tin là một trong những nguyên nhân lớn nhất gây lãng phí thời gian. Anh em hãy thử áp dụng kỹ thuật “gom nhóm” để giải quyết:
1. Gom nhóm trả lời tin nhắn:
– Đặt 3 khung giờ cố định: 9h, 13h và 16h để trả lời tin nhắn
– Thông báo lịch trình này cho những người liên quan
– Ngoài những khung giờ này, tắt thông báo và tập trung làm việc
2. Gom nhóm cuộc họp:
– Đề xuất tổ chức tất cả cuộc họp nội bộ vào một buổi sáng trong tuần (tài liệu đưa trước bắt xem trước hết)
– Xếp lịch gặp khách hàng/đối tác vào một ngày cụ thể trong tuần
– Giới hạn thời gian mỗi cuộc họp còn 30 phút (đúng giờ là phủi đít đứng dậy, tuyệt đối không ngồi thêm)
3. Gom nhóm công việc sáng tạo:
– Dành 2-3 buổi trong tuần cho công việc sáng tạo (viết bài, lên ý tưởng, thiết kế)
– Trong thời gian này, tắt điện thoại và tất cả thông báo (airplane mode luôn)
——-
Tính thử coi mình sẽ giải phóng được bao nhiêu thời gian?
———–
Trong bối cảnh thực tế, anh em có thể tiết kiệm (nhưng vẫn đạt kết quả công việc tốt hơn)
– Giảm thời gian trả lời tin nhắn liên tục: 3 giờ/tuần
– Rút ngắn và giảm số lượng cuộc họp: 2 giờ/tuần
– Loại bỏ công việc giá trị thấp: 2 giờ/tuần
– Áp dụng deadline tự đặt: 1.5 giờ/tuần
– Ủy thác công việc hành chính: 1 giờ/tuần
– Giảm thời gian chuyển đổi giữa các nhiệm vụ: 0.5 giờ/tuần
Hòm hòm cũng được cỡ 10 tiếng, tức là khoảng 2 ngày làm việc (với mức độ “thật sự làm việc” của mặt bằng chung thị trường).
Thời gian này mình dùng cho việc học, việc phát triển thêm nguồn thu nhập thứ hai hoặc sở thích cá nhân. Cái nào cũng được, miễn nó khiến mình dzui hơn, hạnh phúc hơn là được.
——-
3 bước đơn giản để bắt đầu “hack não” kiểu Tim Ferriss
——
1.
Phân tích 80/20 theo lĩnh vực của anh em:
– Doanh nghiệp: Xác định khách hàng mang lại phần lớn doanh thu
– Nhân viên: Xác định nhiệm vụ mang lại đánh giá tốt từ sếp
– Freelancer: Xác định dịch vụ mang lại phần lớn thu nhập
2.
Thử nghiệm “chế độ tập trung” trong 3 ngày:
– Thông báo với đồng nghiệp/khách hàng về lịch trình kiểm tra tin nhắn mới
– Tắt thông báo ngoài khung giờ quy định
– Đặt chế độ “Không làm phiền” trên điện thoại khi làm việc tập trung
3.
Tạo hệ thống phản hồi tự động:
– Cài đặt tin nhắn tự động: “Cảm ơn quý khách đã liên hệ. Chúng tôi sẽ phản hồi trong vòng X giờ”
– Tạo thư viện các mẫu trả lời sẵn cho các câu hỏi thường gặp
– Lập danh sách FAQ và hướng dẫn người khác tham khảo trước khi hỏi
——–
Những rào cản anh em có thể đối mặt
———-
Mọi thay đổi đều dẫn tới sự khó chịu, nên anh em sẽ cần chuẩn bị trước cho nó.
1.
Hãy đặt kỳ vọng rõ ràng về thời gian phản hồi cho mọi người xung quanh:
– Thay vì: “Em sẽ không trả lời liên tục”
– Hãy nói: “Để tập trung làm xong nhiệm vụ này, em sẽ chỉ trả lời tin nhắn vào khoảng 10h mỗi ngày, nếu có gì gấp thì hãy gọi/gặp em trực tiếp”
2.
Thương lượng khéo léo với sếp/khách hàng về quy trình làm việc
– Đề xuất: “Em xin phép đề xuất quy trình này để giúp team mình làm việc hiệu quả hơn, mà sếp cũng sẽ dễ theo dõi hơn, rảnh hơn nữa.”
– Chứng minh: Đưa ra những con số thực tế đạt được cho sếp xem mỗi tuần.
3.
Khó khăn khi giao việc:
– Hãy thử bắt đầu với việc nhỏ, đơn giản sau đó mở rộng dần
– Tạo quy trình(tài liệu, video hướng dẫn) chi tiết để người được ủy thác dễ làm theo (làm 1 lần dùng mãi)
– Sử dụng công cụ quản lý công việc để theo dõi tiến độ
Tim Ferriss nói: “Năng suất không phải là làm nhiều hơn, mà là làm đúng việc.”
Điều này đồng nghĩa với việc tập trung vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng, đồng thời tìm cách khéo léo để giảm bớt những công việc không cần thiết mà vẫn duy trì mối quan hệ tốt đẹp.
Xưa khi kinh doanh F&B, tui đã từng làm việc “không ngừng nghỉ” nhưng kết quả không như mong đợi. Chỉ khi học cách “dám khác biệt” – từ chối những cuộc họp không cần thiết, tự động hóa mọi quy trình có thể, và tập trung vào những việc mang lại phần lớn doanh thu – tui mới thấy sự khác biệt rõ rệt.
Hiện giờ khi phải làm cùng lúc 2 job full-time, tui vẫn có thời gian để ra bài đều đặn, trong khi chất lượng công việc vẫn ổn định và tiến triển tốt.
Vậy nên anh em cũng có thể thử áp dụng cách “hack thời gian” này.
Nếu việc mình đang làm lài việc người khác có thể làm, vậy tại sao mình cần làm nhỉ?
Sao mình không chỉ tập trung vào việc chỉ mỗi mình làm được và tạo ra giá trị lớn nhất?
Nhỉ?